STRUKTUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

 RESUME 

Perkembangan sistem informasi manajemen telah menyebabkanterjadinya perubahan yang cukup signifikan dalam pola pengambilankeputusan yang dilakukan oleh manajemen baik pada tingkat operasional (pelaksana teknis) maupun pimpinan pada semua jenjang. Perkembangan ini juga telah menyebabkan perubahan-perubahan peran dari para manajer dalam pengambilan keputusan, mereka dituntut untuk selalu dapat memperoleh informasi yang paling akurat dan terkini yang dapat digunakannya dalam proses pengambilan keputusan.

a) Pengertian SIM

didefinisikan sebagai satu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya tergabung dalam suatu entitas organisasi formal, seperti Departemen atau Lembaga suatu Instansi Pemerintahan yang dapat dijabarkan menjadi Direktorat, Bidang, Bagian sampai pada unit terkecil dibawahnya. Sistem informasi memuat berbagai informasi penting mengenai orang, tempat, dan segala sesuatu yang ada di dalam atau di lingkungan sekitar organisasi. Informasi sendiri mengandung suatu arti yaitu data yang telah diolah ke dalam suatu bentuk yang lebih memiliki arti dan dapatdigunakan untuk pengambilan keputusan.

b) Pengertian Menurut para ahli

o Burt Scanland dan J. Bernard Keys menyatakan bahwa SIM merupakan suatu sistem formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi.

o Liang Gie berpendapat SIM sebagai jalinan hubungan dan lalu lintas keterangan dalam suatu organisasi melalui proses pengumpulan, pengolahan, pemahaman, dan penyebaran kepada pejabat yang berkepentingan.

c) Struktur sistem informasi dibedakan menjadi 2

o Sistem formal adalah sistem yang berjalan menurut norma-norma organisasi yang berlaku pada semua orang, sesuai dengan kedudukannya dalam organisasi. Sistem ini tergantung kepada tugas, wewenag, dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pemegang jabatan organisasi.

o Sistem nonformal adalah sistem yang berlaku di lingkungan organisasi melalui saluran-saluran tidak resmi, tetapi mempunyai pengaruh cukup kuat dalam kehidupan organisasi yang bersangkutan (Gordon,1999).

1. Struktur sistem informasi berdasarkan kegiatan manajemen

Kegiatan perencanaan dan pengendalian manajemen dibagi atas tiga macam yaitu: kontrol operasional, kontrol manajemen, dan perencanaan stategi. Pengendalian operasional adalah proses penempatan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengendalian operasional menggunakan prosedur dan aturan keputusan yang telah ditentukan lebih dahulu dalam jangka waktu yang relatif pendek. Proses pengendalian manajemen memerlukan jenis informasi yang berkaiatan dengan tingkat ketelitian yang lebih tinggi menyangkut: pelaksanaan yang direncanakan, alasan adanya perbedaaan, dan analisa atas keputusan atau arah tindakan yang mungkin. Perencanaan strategi mengembangkan strategi sebagai sarana suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Kegiatan perencanaan strategi tidak mempunyai keteraturan meskipun sebenarnya bisa dijadwalkan dalam periode waktu yang relatif panjang.

2. Struktur sistem informasi berdasarkan fungsi organisasi

Setiap informasi dapat dianggap sebagai kumpulan subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam organisasi. subsistem-subsistem yang umum adalahh sebagai fungsi-fungsi utama suatu organisasi dalam pemasaran, produk, logistik, personalia, keuangan dan akuntansi. Setiap fungsi akan melakukan kegiatan sebagai subsistem informasi untuk mendukung pengendalian operasional, pengendalian manajemen dan pengendalian strategi.

3. Struktur sistem informasi manajemen secara konseptual dan fisik

o Struktur Konseptual SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat macam pengolahan informasi, yaitu: pengolahan transaksi, dukungan operasional sistem informasi, dukungan pengendalian manajerial sistem informasi, dukungan perencanaan stategi sistem informasi.

o Struktur Fisik

Pada struktur fisik semua aplikasi terdiri atas program yang sama sekali terpisah, tetapi hal ini tidak selalu demikian adanya sehingga ada penghematan yang cukup besar dari pengolah terpadu dan pemakain modul umum. Struktur fisik juga dipengaruhi pemakain modul umum untuk pengoperasian pengolahan yang menyebabkan tidak ada aplikasi yang lengkap tanpa pemakain modul umum.

Untuk dapat menjelaskan struktur dari organisasi sistem informasi atau SIM,

digunakan beberapa pendekatan/pandangan yang terpisah, tetapi klasifikasinya berhubungan

1. SIM berdasarkan elemen-elemen operasi

o Komponen Fisik

o Fungsi pemrosesan

o Output untuk pemakai

2. SIM sebagai pendukung keputusan

Keputusan-keputusan dibuat untuk memecahkan masalah.

Dalam usaha memecahkan suatu masalah, pemecah masalah mungkin membuat banyak keputusan.

Jenis-jenis keputusan menurut Herbert A. Simon :

o Terstruktur / terprogram

o Tidak terstruktur / tidak terprogram

3. SIM berdasarkan aktifitas/kegiatan manajeman

Kegiatan dan informasi untuk tiga tingkat adalah saling berhubungan.

Contohnya pengendalian inventaris pada tingkatan operasional bergantung

pada proses yang tepat dari transaksi pada tingkat dari penegndalian manajeman.

 Sistem informasi untuk pengendalian operasional

Pengendalian operasional adalah proses pemantapan agar kegiatan operasional dilaksanakan secara efektif dan efisien.

Pendukung pemrosesan untuk pengendalian operasi terdiri dari :

1. Proses transkasi

2. Proses laporan

3. Proses pemeriksaan

 Sistem informasi untuk perencanaan strategis

proses pengendalian manajeman memerlukan jenis informasi sebagai berikut:

1. Pekerjaan yang telah direncanakan (standar, ekspektasi, anggaran, dll).

2. Penyimpangan dari pekerjaan yang telah direncanakan

3. Sebab penyimpangan

4. Analisis keputusan atau arah tindakan yang mungkin

 Sistem informasi untuk perencanaan strategis

Beberapa jenis data yang berguna dalam perencanaan strategis menunjuk ciri

data :

o Prospek ekonomi bagi bidang kegiatan perusahaan dewasa ini.

o Lingkungan politik dewasa ini dan perkiraan masa mendatang.

o Kemampuan dan prestasi organisasi menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).

o Proyeksi kemampuan dan prestasi masa mendatang menurut pasaran, negara, dan sebagainya (berdasarkan kebijakan dewasa ini).

o Prospek bagi industri di daerah lain.

o Kemampuan saingan dan saham pasar mereka.

o Peluang bagi karya usaha baru.

o Alternatif strategi.

o Proyeksi kebutuhan sumber daya bagi alternattifbeberapa strategi

4. SIM berdasarkan fungsi organisasi

Sistem informasi manajeman dapat dianggap sebagai suatu federasi subsistem yang didasarkan atas fungsi yang dilaksanakan dalam suatu organisasi. Masing-masing subsistem membutuhkan aplikasi-aplikasi model base dan beberapa program komputer yang biasa untuk subsistem fungsional. Dalam masing-masing subsistem fungsional.

Adapun masing-masing dari subsistem-subsistem fungsional tersebut adalah :

o Subsistem Penjualan Dan Pemasaran

o Subsistem Produksi

o Subsistem Logistik

o Subsistem Personalia

o Subsistem Keuangan dan Akunting

o Subsistem Proses Informasi (Teknologi Informasi)

o Subsistem Top Managemant (Manajeman Puncak)